Поканата за общото събрание на акционерите съдържа цялата информация, изискуема от Търговския закон и Закона за публично предлагане на ценни книжа, както и допълнителна информация относно упражняване правото на глас и възможността за включване на нови въпроси в дневния ред съгласно чл. 223а от Търговския закон.
Всички акционери се информират относно правилата, по които се свиква и провежда общото събрание на акционерите, включително правилата за гласуване посредством Устава на дружеството и поканата за всяко конкретно заседание на общото събрание на акционерите.
Видно от протоколите от общите събрания на акционерите, Съветът на директорите и избраният председател на заседанието на ОСА гарантират, че всеки акционер има право да изрази мнение и да зададе въпроси по време на общото събрание на акционерите. Акционерите, притежаващи акции с право на глас имат възможност да упражнят правото си на глас в общото събрание на акционерите директно, чрез пълномощник или чрез кореспонденция.
Като част от материалите за общото събрание на акционерите Съветът на директорите представя образец на пълномощно, Правила за гласуване чрез пълномощник и Правила за гласуване чрез кореспонденция.
Съгласно устава на дружеството е възможно общото събрание на акционерите на дружеството да се провежда и чрез използване на електронни средства. Упражняването на правото на глас чрез използване на електронни средства не е прилагано досега, тъй като съществено би оскъпило процесът на свикване и провеждане на общо събрание и предвид малкия брой акционери, които участват ежегодно в работата на общото събрание, използването на това средство е икономически необосновано.
Съветът на директорите
- организира правилата и процедурите за провеждане на Общото събрание на акционерите по начин, който не прави процедурата за гласуване ненужно трудна или скъпа.
- насърчава участието на акционерите в Общото събрание на акционерите и е осигурил възможност за дистанционно упражняване на правото на глас в общото събрание.